総会資料のつくりかた①

 みなさん最大の関心事は総会準備

　４～5月は総会時期。神奈川県仏教青年会（以下、県仏青）に関わって、かれこれ13年余り。平成20年から2期4年、事務局をお手伝いさせていただいておりましたが、25年度からは新内局へバトンタッチとなります。総会に関することは、「お坊さんの智恵袋」のなかで、もっともみなさんからの関心が高かったトピックでした。じぶんとしては、きままに綴っていただけなので、非常に驚いています。

すべてをカンタンにすることから生まれたエクセル化

　いまでこそ「事務屋」のどうげんですが、県仏青の事務局になったときは、広済寺は書院の普請の真っただ中でした。トイレは外の仮設、本堂だけに家財道具をおしこめ、2畳分しかないなかで、やっておりました。通常業務だけでも大変です。しかも輪番で伊勢原市仏教会でも事務局長。ダブルで事務局など到底、できるものではありません。当時の県仏青の会長さんからお話がありましたが、お断りしつづけました。が、相手も鬼です。執拗に迫ってきます。なんどか押し問答をしたあげく

「どうしても事務局長になれというのなら・・・」と

かぐや姫のごとく、私は、非常に無理な（？！）条件を会長さんに呑ませました。

その条件とは

①昔の資料や記念品や頒布品や冊子の在庫は捨てること。仕分けのつかないものはごみ。そんな段ボールを絶対に広済寺に持ち込んではならない。

②すべてをカンタンにすること～しんどいから、次にやれる人間がいなくなってしまう。

③すべてをドライにやる。～無駄なしごとはしない。時間にルーズ、ズルズルべったりの温情主義はとらない。

当時を振り返ると事務局がダブル、おてらは普請で勧募金の集計、建設関連の書類の処理、業者や行政との折衝、設計士さんからの報告、世話人さんとの連携など・・・とよくこなしていたと思います。

　この種明かしは、２つあります。まずは、みなさんの協力です。時間をあわせる、時間内に終わらせることを、仏教会でも、広済寺でも徹底させていただきました。もうひとつは、事務のみえる化です。文書をすべてエクセル化するのです。「ワードで管理するから、文書は下に流れ、見えない上にファイルだけが増える。エクセルならシートでつくるからデータ量を減らせる。」ここに目をつけていたのです。ゆえに、どうげんの事務ネタは全てエクセルなのです。