総会資料のつくりかた③

総会資料のつくりかた

　当日に配布する資料はエクセルのシートを使います。シートの部分をクリックすれば、横へ横へと文書が流れるので、中身が「見える」のです。総会資料は、いろんなものをつなぎ合わせていきます。ワードですと、下に流れていくので、見えにくくなります。さらに、すべての文書を手直ししたあと、手作業で原版を組み合わせる作業が増えてしまいます。エクセルなら1ファイルとし、そのなかのシートに内容を載せてしまえば、印刷の際、「すべてのシートを印刷する」と操作すれば、文書は完成します。

　面倒ですが、初回に文書のエクセル化をやってしまうことです。ちょっと大変ですが、どの会も任期は2年～4年ですから、次年度以降は、カンタンになります。

▼これが、現在、仕掛けている総会資料です。http://d.hatena.ne.jp/dohgen/files/130326%E3%80%8025%E5%B9%B4%E7%B5%B1%E5%90%88%E8%B3%87%E6%96%99%20hatena%E5%85%AC%E9%96%8B%E7%94%A8.xlsx?d=y

　昨年のものをきほんに、じぶんがつとめる事務局の守備範囲は、現時点での手直しをします。県仏青には、財務、救援、研修、広報などのセクションがあります。このきほんデータを担当さんあてに、分解します。分解したシートには、必要に応じて、吹き出しを入れ、手直しして欲しい部分をわかるようにします。これをメールに載せて、返信を待ちます。そして、再度手直し→全体会議での目視を経て、総会資料となります。

　決算・予算は別のデータから取り込んでいることが多く、このきほんシートに統合すると、計算式にエラーが発生することがあるので、個別にデータか文書の現物をもらって、手作業で全体の文書に組み込んでいます。作成したのがXPかSEVENかの差で罫線のずれや画面表示が拡大のままになったりしていることもあるので、無理に組み込まないほうがよいのではないかというのが実感です。

▲仕掛け中の文書は、手直しするたびに、印刷します。無印良品のファイルが安くて丈夫で便利。これで全員に「みえる化」をします。

　私のファイルを初めて見た方は、「こんなの到底できない！」とか「面倒すぎる～」とおっしゃる方も少なくありません。しかしながら、まずきほんを決め、日日の変化をしっかり記録していれば、結果的には、ラクなのです。自身の体験から、わかっているので、みなさんには、面倒がらず、ぜひやっていただきたいのです。