総会資料のつくりかた④

集計作業

総会まであと２０日余となり、はがきのレスがたまってきました。事務局を預かると総会やイベントのレス待ちだけでも、かなりの郵便物になります。そこで普段からDMなど不要な郵便物を減らすようにします。

★DMの減らし方★

▲添え状をつけて、そのまま封筒に入れてお返しします。文書データは残し、２回め以上の場合は、署名と捺印で受取拒絶で返却させていただいております。

▲返信はがきを出欠別に分けておく

県仏青の場合は、会員構成が正会員と賛助会員・一般賛助会員と分かれています。総会の参加対象は正会員、懇親会はすべての会員が対象となりますので、あんないは２種あります。返信が届いたら出席、欠席で分けておきます。まず。。。ありえないことではありますが、返信が極端に少ない場合は定足数に満たず、総会そのものが成立しなくなります。もし、そんな事態になってしまったら、再度、連絡をとってはがきを回収します。

★エクセルは１と０で集計する。

発信のときに使ったデータを基に、出席、欠席の数を出していきます。項目は氏名、出席、欠席とします。出席と欠席の欄は、それぞれ１と０を使います。「該当するものは１」、「該当しないものは０」、とデジタル化するのです。出席と欠席の一番下の段に∑（シグマ：全部の足し算）を入れておけば、現時点で何人になるのかがわかります。これが、総会の出席者数と定足数算出、懇親会の参加人数になっていきます。

★懇親会の準備にうつります。

①懇親会の参加人数が絞れたら、お店に人数の連絡をします。

②領収書を作成します。

③席次札を作成します。

以上が総会２０日前のうごきになります。