7月から8月にかけてはお施餓鬼です。広済寺は8月5日です。この日は江戸時代から決まっていて、唯一、変わったといえば、いまのこの日は新暦になってのものくらいでしょうか。300年も同じ日に行われていることになります。 お施餓鬼では、お檀家さんや信者さ…

集計作業 総会まであと２０日余となり、はがきのレスがたまってきました。事務局を預かると総会やイベントのレス待ちだけでも、かなりの郵便物になります。そこで普段からDMなど不要な郵便物を減らすようにします。 ★DMの減らし方★ ▲添え状をつけて、そのま…

総会資料のつくりかた 当日に配布する資料はエクセルのシートを使います。シートの部分をクリックすれば、横へ横へと文書が流れるので、中身が「見える」のです。総会資料は、いろんなものをつなぎ合わせていきます。ワードですと、下に流れていくので、見え…

ごあんないをつくる 総会は4月です。日程はコアメンバーにはかり、12月には日時を決め、会場も予約しておきます。はやめ動きだすことが、いかに大切なことと、そうでない場合に最悪な事態が待っていることは、「幹事のしごと」http://dohgen.hatenablog.com/…

みなさん最大の関心事は総会準備 ４～5月は総会時期。神奈川県仏教青年会（以下、県仏青）に関わって、かれこれ13年余り。平成20年から2期4年、事務局をお手伝いさせていただいておりましたが、25年度からは新内局へバトンタッチとなります。総会に関するこ…

ついに完成しました。 ▲かがみです。 ▲開いていくと境内とほとけさまが見えてきます。 ▲裏面です。 小さなことをしっかりと積み上げていくと、いいものができます。構想10年。アイデアを凝縮し、作業に集中すること１か月。最終校正から印刷完成までが1か月…

リーフレットの大きさを決める やはり基準にしたのは、ご本山である建長寺の境内案内でした。A4の三つ折で、とてもシンプルなのです。広済寺の場合は鎌倉とは違い、場所が知られていないために、地図を広域図と周辺図を設けるためスペースが足りません。そこ…

参考資料を整理する じぶんにとっては大作だった建長寺のリーフレットが完成し、こんどは広済寺を紹介する番です。おてらの歴史、仏像、境内、坐禅会などの雰囲気が伝わるものに、仕上げていきます。拝観先や観光地などでいただいて来たたくさんのチラシを、…

心にのこるものとはなんだろう？ 京都や鎌倉の大きなおてらさんをお参りすると受付でリーフレットをいただきます。本堂やお庭の写真、歴史などが書かれています。「広済寺でも作ろう！」とずっと思っていました。希望だけは10年以上続きました。これが非常に…

なんだかんだと、家系図へ戒名、俗名、没年月日のプロットが完成しました。 「やあ～結構大変なものなんですね」 「山田さん。各データはこれで調査が完了しましたから、今度はこれを基にどんな墓碑にするかを考えていきますよ」 「え～！まだなんかやらなく…

一週間後、山田さんが九州から帰ってきました。 「わ～おいしい薩摩焼酎。ありがとうございます」 「なにがいいかわからなかったけど。和尚がコレ好きだって聞いてたから・・・」 さて。先祖さまのことも、いろんなことがわかってきました。だいぶクライマッ…

家系図をつくる 翌日。山田さんがおてらにやってきました。お施主様にご用意いただくものは、ご自宅のご仏壇にあるお位牌や過去帳、墓石の写真などです。関係がありそうなものは、すべてご用意いただきます。 「位牌はこれで全部です」 と風呂敷をあけます。…

朝。お檀家の山田さんがお見えになりました。90歳だったお母さんが亡くなったのがおととしのこと。一緒に住んでいたおじさんの50回忌や若くして亡くなったお姉さんの33回忌がまもなく到来するのにあわせ、墓地の改修工事を行ないます。日程のことは伺ってお…

～お預かりしたお金の結果をだします～ 繰越分に会費、お祝い金。他に収入があれば加えていきます。お店への支払いをし、残金を次回の担当へ引き継ぎます。精算はせめて翌日までの記憶が確かなうちに行ないます。決算は全体にきちんと説明ができる収支にする…

～ご挨拶、乾杯のご発声、お祝い金の報告、中締め、精算をします。飲む、食べる、つきあうも同時進行して楽しみましょう～ ついにこの日を迎えました。席次札を並べ、お席の準備をします。受付には、来賓の方々も続々と集まってきました。会費をお預かりし、…

～返信がない方へは出欠の確認をとります。店へ予約の確定。席次札と次第を準備。 とうとう返信が来なかった先へは個別連絡して、出欠を確認します。どうげんはこれを、リコンファームと呼んでいます。「なにもそこまで～」と言われそうなのですが、実は、い…

～返信を集計していきます～ 往復はがきを使うとレスもはやくなります。送った数日後には返信されてきます。出席と欠席に分け、はがきを振り分け、データを記録をしていきます。レスがあらかた来ていれば、この作業を続けます。 ～極端に反応がない場合～ 送…

～お店の場所と日時はもちろんのこと、申込み方法、締切日まで網羅します。 往復はがきでつくる ごあんないは往復はがきでつくります。封筒にするとすぐに開いてもらえません。封入する手間もかかります。往復はがきなら、郵送コストは１００円。一目瞭然で…

～どなたが参加するのか。欠席なのか。きっちり把握するために、必要なのです。 初心に戻る？！ みなさんが幹事さんをおつとめになる会は何人でしょうか？気の合う者だけが今回はじめて集まるのか、元々ある名簿から参加人数を絞っていくのか・・・。いろい…

～みなさんが喜んでいただけるお店を選びます。 総会ならば会議室を、懇親ならば料理店さんを予約します。だいたい総会と懇親はセットで行なうことになります。総会の会場と懇親の場は、同じ場所がベストです。移動するにしても、同じビルの中か、せめてワン…

～参加する方々の全体の予定を考え、決めます～ なるべくならば、全体で集まれる日があるときに、予定を組んでいきます。全体が無理としても、コアで動いている方で予定を決めていくのです。どんな集まりでも、懇親になれば、代表の方、主になる方、連絡をと…

幹事になると、どんなしごとがあるのでしょうか？ 順を追っていくと８つあります。 ①日程を決める～参加する方々、全体の予定を考え、決めます。 ②お店を予約する～みなさんが喜んでいただけるお店を選びます。 ③名簿づくり～どなたが参加するのか。欠席なの…

はじめまして。どうげんです。日常生活を、スムーズに進めていくために事務は欠かせないものです。これまで「お坊さんの智恵袋」で、いろんな事務しごとを取り上げてきました。きままに綴ってきただけのものなのですが、みなさんから、大変な反響がありまし…