幹事のしごと～④ごあんないをつくる

～お店の場所と日時はもちろんのこと、申込み方法、締切日まで網羅します。

往復はがきでつくる

　ごあんないは往復はがきでつくります。封筒にするとすぐに開いてもらえません。封入する手間もかかります。往復はがきなら、郵送コストは１００円。一目瞭然です。往信面には地図を載せておきます。直前にありがちな「きょうの場所どこだっけ？」「地図くれない～？」などありがちな問い合わせを減らすことができます。

　返信面を手元に戻してもらえば、集計が楽です。往復はがきはエクセルでも作成できます。最初は段を組んだりが大変なので、私がつくったデータがあります。自由に使ってみてください。http://d.hatena.ne.jp/dohgen/20110107　以前、お坊さんの智恵袋に掲載したものです。

申込みチャネルは「はがき」のみにする！

「ご参加の方はメールまたはFAXでお願い致します」と多くの方がやってしまうのですが、混乱するだけです。メールは他のものに紛れて発掘になります。FAXもまたしかり。メールでもFAXでも受けたら集計が大変です。「はがき」のみが一番確実な方法です。

締切日は開催日から数えて7～10日前の金曜日がベスト

金曜日を締切にすれば、仮に金曜の夜に、投函しても月曜日には到着するからです。表向きは金曜締切としながら、実際は月曜日まで待つようにするのです。但し、祝日に重なるときは郵便配達が行われないので、遅延します。ご注意ください。

宛名ラベルが剥がされるのでまとめて投函しないこと

完成したはがきを、郵便局に持ち込み際、注意したいことがあります。集配局で郵便番号識別のキカイにかけられます。熱転写なので、剥がされてしまうのです。ラベルがないはがきが返送されてきます。これを防ぐために、郵便局の窓口でいっぺんには出さず、10～20枚くらいを、必ず輪ゴムを外して、数か所のポストから投函するようにします。

※封筒をつかう場合は

宿泊を伴う場合は、ホテルのパンフレットなど、ごあんないの内容が多くなります。封筒を使う場合は、折らないでA４がそのまま入る角２サイズを使うようにします。郵送時の保全を考え、クリヤーポケットに入れ、封入するといいでしょう。