幹事のしごと～⑤レス待ち＆集計

～返信を集計していきます～

往復はがきを使うとレスもはやくなります。送った数日後には返信されてきます。出席と欠席に分け、はがきを振り分け、データを記録をしていきます。レスがあらかた来ていれば、この作業を続けます。

～極端に反応がない場合～

送ったのにレスがないのは、原因があります。送りが早すぎたか？事前の周知をきちんと行なっていたか？を振り返ってみます。個別に電話をして、出欠をはがきで返信していただくようにしましょう。封筒で送った場合は、開かないケースがあるので、個別に電話するしかありません。

～締切日が近くなっても、レスがない方のために～

全員にこんな文書を送ります。

「〇月〇日開催の〇〇会には、はやばやと多数のみなさんにご返信をいただきありがとうございました。当日は〇時より開催となります。現在のところ参加の方々は下記の通りです。・・・（参加者名を列挙）・・・・よろしくお願い申し上げます」

一括で伝達できるMLがあれば最高です。なければ郵送になります。

～締切を過ぎても、まだレスがない方への対応～

MLがあっていっぺんに伝達できるならば、こんな感じでお知らせします。

「〇月〇日開催の〇〇会は、お申込みを終了させていただきました。みなさんには早期にご協力を賜り、ありがとうございました。」とします。

レスがない方へ個別に連絡するのも方法ですが、全体に語りかけることで、返信を促すのです。