総会資料のつくりかた②

 ごあんないをつくる　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

総会は4月です。日程はコアメンバーにはかり、12月には日時を決め、会場も予約しておきます。はやめ動きだすことが、いかに大切なことと、そうでない場合に最悪な事態が待っていることは、「幹事のしごと」http://dohgen.hatenablog.com/entry/2013/01/20/152754のなかで、みなさんと研究したとおりです。

ごあんない文書の作成は集中して行ないます。

データの精査

送付データをよく見て、住所の確認や退会・入会が発生していないかの精査をし、宛名ラベルを印刷します。常に動いている組織ならば、名簿の混乱はほとんどありませんが、年に数回しか動かない組織では、データの精査が大切になってきます。

文書はエクセル＆往復はがきで！　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　ごあんないの文書は往復はがきで作成しています。Ａ４のペラ1枚に、返信はがきを添えるのが一般的なのですが、200通もあるので、封緘するだけでも手間がかかります。それに封筒を開けてくれるまでのラグがあります。往復はがきなら、たくさんの郵便物に混ざっていても、「封をあけなかった」とか「届いたかどうかわからない」とはなりません。往復させても100円です。印刷コストを加算しても、封筒より経済的です。

印刷にかける前に、日時と場所はお店にもう一度確認します。予約してあっても、お店の手違いで、予約がなかったという最悪の事態を避けるためです。また、予約した日に、お店に工事や移転の情報はないかも確認しておきましょう。

作成した文書は1枚は手元に保管しておきます。何か問い合わせがあったときに、こたえるためです。あきらかに当方に間違いがある場合は、きちんと低頭しましょう。細かい誤謬を突いてきた場合は、再発防止をしっかり検討します。

 

▲緑面

 ▲青面

データはエクセルで作成しています。印刷のとき、設定はＡ４のまま。媒体のみ往復はがきにすると、エクセルが、まるで「はがきソフト」のように使えるのです。「はがきソフト」では吹き出しを使って、文面を作っていきます。「ならばエクセルでも、できるはず！」そんな発想でつくりました。http://d.hatena.ne.jp/dohgen/files/130304%EF%BD%98%EF%BD%8C%EF%BD%93%E3%80%80%E5%BE%80%E5%BE%A9%E3%81%AF%E3%81%8C%E3%81%8D%E7%89%88%E3%83%BB%E5%AE%9A%E6%99%82%E7%B7%8F%E4%BC%9A%E3%81%82%E3%82%93%E3%81%AA%E3%81%84%EF%BC%86%E8%BF%94%E4%BF%A1.xlsx?d=y自由にアレンジして使ってみてください。