幹事のしごと～③名簿づくり

～どなたが参加するのか。欠席なのか。きっちり把握するために、必要なのです。

初心に戻る？！

みなさんが幹事さんをおつとめになる会は何人でしょうか？気の合う者だけが今回はじめて集まるのか、元々ある名簿から参加人数を絞っていくのか・・・。いろいろな場合があります。が、絶対にやっておかなければならないことがあります。新たに名簿をつくることです。

「えっ！だって名簿はあるし・・・」～わかっています。もう一度洗いざらいしていただきたいのです。大丈夫ですか？

☆市町村合併で住んでいるところは変わらないが、住居表示が変更。

☆郵政民営化が進み、管轄局が変わり、郵便番号が変更。

☆携帯やメールの番号が変わった。

☆いつも「〇〇ちゃん」とかあだなで呼んでいるので、本名を漢字で書けなかった。

名簿を毎日アップしているという方以外は、これまでの名簿はあくまで参考資料と考えて、もう一度、名簿を作る。それくらいの気持ちからはじめてください。郵便は誤配を防ぐために、わずかな違いであっても、返送してきます。民間の運送業者は、親書でないから誤配があってもやむを得ないといいます。いかなる理由であれ、届かないとか周知の遅れは幹事の責任です。そうならないために、名簿を基礎からつくります。

名簿をつくろう

エクセルで名簿をつくります。パソコンが使えない方は罫線のノートに枠をつくれば同じことです。必要な情報は以下のとおりです。

①郵便番号②住所１（県・市・地区と番地）③住所２（マンション・アパート名と号室・間借りの場合は〇〇様方）④名前⑤役職・所属部署など⑥自宅電話⑦携帯電話⑧PCか携帯メール

名簿をきほんに、次の作業が続きます。

（１）宛名書き（パソコンならラベル）

（２）出席と欠席を集計していきます。

（３）出席の方だけを抽出します。

ここから・・・

→（４）会費の領収書用の名簿になります。

→（５）テーブルの席次札をつくります。

→（６）当日の名簿。役職に応じて、ご挨拶、乾杯、中締めなどを依頼します。

なぜ数が合わなくなってしまうのか？

　直前になって、数があわないことがあります。あわない数は１０や２０でなく、ひとつかふたつなのです。名簿の詰めが甘いと、そのひとつかふたつに悩まされることになります。料理だけでなく、記念品も渡すような集まりの場合は、すったもんだがはじまります。

原因は

①１枚ごとの返信はがきなのに、夫婦一緒で来ることになったためズレる１名分

②「返信を返さないけど出席にしておいて」またはその逆。

③受付をメールでもFAXでもOKにしたら、見落としてしまった。

④複数で幹事をやるも、最終の尻ふきがいない。分業のみに集中し、全体を見られない。かえってしごとを増やす。

などです。

・・・みんなの言うことを全部聞いていたら、余計なしごとが増えるばかりです。どうげんのやり方は、はがき１枚で原則１名。増える場合はデータに追加。はがきも書き起こして追加します。こどものように、非常に原始的な方法ですが、間違いがありません。伝票１枚につき１情報にすればよいのです。お金イコール伝票と同じにするのです。

　「ああ＾きょうも合わない～よ～！」その原因は完全にデータベース化しいていないからです。

　幹事になる場合、安易に手伝う人間を増やすのではなく、ひとりが全体の統括を行い、その指示通りにサブが動くことで機能します。指示通りにサブが動けない場合はむしろできる人間がひとりでやった方が、間違いと混乱が起きないのです。情報が入ってくる漏斗と出ていく漏斗が一緒だからです。「みんなといっしょに・・・」はもちろん和合の精神で大切なことです。しかしながら、きちんとルールどおりあてはめていく。はずれるものはつくらない。はずれるものがある場合はルールを見直す。これが事務処理の鉄則なのです。