幹事のしごと～②お店を予約する

～みなさんが喜んでいただけるお店を選びます。

　総会ならば会議室を、懇親ならば料理店さんを予約します。だいたい総会と懇親はセットで行なうことになります。総会の会場と懇親の場は、同じ場所がベストです。移動するにしても、同じビルの中か、せめてワンブロック先くらいにしたいものです。「ごあんないする」という新たなしごとを増やすからです。地図を別途つくってお配りしたり、誘導するスタッフを確保しなければなりません。

　これは宿泊研修などでも同様です。宴会、2次会をやるならば、同じ敷地内になるようにします。こだわりのお宿がどんなに素晴らしくても、宴会のあとの2次会が宿から他の場所へ移動となると大変です。千鳥足が大きな事故にならぬようにしたいものです。

～ピークも考えてください。

　1～2月は新年会。3月は卒業シーズンで謝恩会。４～5月は上半期の歓送迎会、9～10月は下半期のそれ。12月は忘年会。予約しようと電話を入れたがすでに満杯ということがあるのです。前頁の記事の中で、「どうして予定管理なの？」と感じられた方も少なくなかったと思うのですが・・・。そういうことなのです。すべてに日にちが絡んできます。とにかく予定をはやめに！どうげんの場合は4か月前に動き出します。

～マイ・リスクヘッジを

それでも予約がとれない・・・。そんなリスクを回避するためには、毎回、行きつけを決めてしまうのです。お決まりのご案内を、日時だけ入れ替えればすみます。料理店さんも、お客さんになる私たちを知るようになり、日程の融通もきくようになります。会議室でのお茶を出すタイミング、料理やお酒の好み、割引がきくなど、なにかとスムーズになります。

～よいお店や場所選びのコツ！

　日頃から、いろんな方とおつきあいすることだと思います。気の合ったグループの集まりで飲みながらの情報交換もよいでしょう。大きな組織の会に出席したら、どんな料理だったか、給仕の方がいたか、トイレやクロークなどの設備、対応など、よく観察しておきます。

～※参考その壱　川の字か？円卓か？

　中華の場合、お席は円卓となります。フレンチでも結婚披露宴のレイアウトのように円卓になることがあります。参加人数を締め切ったあと、急なキャンセルが出ることがありますね。円卓の場合、なるべく気の合う方が一緒になるようにグルーピングするのが幹事の役目。ところが人数だけで割っていくと、外れてしまう方が出てしまうことがあります。

　中華は配膳の性格上、円卓でやむを得ないでしょう。そのほかの料理の場合、なるべく、レイアウトは川の字にし、上座、中座、下座にまとめたほうが、急な変更にも対応できるようです。

～※参考その弐　　お約束の料理は、絶対にハズさない！

中華街にある有名店をお願いしたときのことです。

お店：「お料理のコースはどうなさいますか？」

どうげん：「7,000円のコースと飲み放題でいいかな？」

お店：「こちらですとフカヒレはございません」

どうげん：「えっ！」　（いい店を予約しておきながら、フカヒレがないなんてことになったら大変じゃん・・・）

お店「10,000円ならフカヒレもつきますし、飲み放題となります」

3,000円のハードルが高く感じたお話でした。

～※参考その参　ホテルをつかう場合

創立を記念するパーティーは大人数。偉い方もお見えになります。多くの場合、ホテルで行われます。食事のスタイルはバイキングか、披露宴みたいにフルコースか悩むところです。バイキングにした場合、長老さんは動きませんから、若手から中堅がお給仕に走ることになります。そこで配膳のコンパニオンさんを依頼するのでコストが上がります。フルコースの場合、料理は割高ですが、配膳はホテルサイドなのでお任せとなります。どちらがよいかは判断の分かれるところです。

　東京、横浜にあるいくつかの大きなホテルは、大きなイベントや各国の要人や音楽家、スポーツ選手を迎えた経験があります。受け入れ態勢ができているのです。いろいろと相談されることをおすすめします。地方に行くと、配膳のタイミング、盛り付け、細かい配慮など、都市部の感覚とかなりズレることもあります。「郷に入っては～」の精神になることをおすすめします。「やっぱり違うな～」と感じても、そこはやんわりといきましょう。