幹事のしごと～①日程を決める

～参加する方々の全体の予定を考え、決めます～

　なるべくならば、全体で集まれる日があるときに、予定を組んでいきます。全体が無理としても、コアで動いている方で予定を決めていくのです。どんな集まりでも、懇親になれば、代表の方、主になる方、連絡をとる方、お金を集める方、冒頭の挨拶をお願いする方、乾杯のご発声や中締め(お開き)をお願いする方など、いろいろな役割が出てきます。組織ならば、会長、事務局、財務、書記、前会長、副会長、OBなどですね。

　全員参加はまず不可能です。でもコアメンバーについては、お互いが共通して、都合をつけられる日にちを、必ず確保することです。日頃から、ミーティングのときは、予定表を携行することを習慣にするのです。

～日にちの確保は、はやめに！～

ごあんないを送り、全体にも周知をし、参加を募るからです。じぶんでは、この準備時間を「のりまえ」とか「のりしろ」と呼んでいます。遅れると「企画したものの、誰も来ない～」という最悪のシナリオになります。

～じぶん自身の予定管理を～

　おてらの場合、仕事上、突発のこと（お檀家さんのご葬儀など）がございますので、予定していても、その前後を全て組みかえることが、多々あります。パソコンがXP時代はOUTLOOKを。SEVENになった現在ではLIVEMAILの予定表を使っています。広済寺では、毎日、2部印刷します。1部はおてらのスタッフ用、もう1部がじぶん用です。半年先までいつも持ち歩き、出先でケータイが鳴っても、日程が可能かどうかを、即、おこたえできるようにしています。

　手書きの帳面は書きかえると、グチャグチャになってしまいますが、電子版ならばカンタンです。キカイにできることは任せましょう。OUTLOOK、LIVEMAILの予定表はメール機能についており、0円（タダ）！大いに活用したいものです。

　幹事になったら、じぶんの予定管理の精度を高めていくことが、フットワークの良さを決めることになります。