幹事のしごと～⑦さあ本番！
～ご挨拶、乾杯のご発声、お祝い金の報告、中締め、精算をします。飲む、食べる、つきあうも同時進行して楽しみましょう～
ついにこの日を迎えました。席次札を並べ、お席の準備をします。受付には、来賓の方々も続々と集まってきました。会費をお預かりし、領収書を切ります。お祝い金などがある方も同様です。懇親のなかでお祝い金の披露があります。発表を先着順にするのか、会にかかわりの深い順にするのかなど、ルールがあれば決めておきます。受付では、包みをはがしたり、集計したり、領収書の発行やお席への誘導や荷物のお預かりなどがありますから、２～3名は確保します。記念品などお持たせがある場合は、荷札（タグ）を手提げにつけておくとよいでしょう。書き方は必ず「○○様」と敬称を入れておきます。
集まりによっても、違いはありますが、司会進行は幹事、開会は会の代表者、ご挨拶は最長老、乾杯のご発声は準長老、お祝い金の披露は財務、中締めは準々長老となりましょうか。みなさんで決めておきます。その他、来賓の挨拶などがあれば、順序も決めておきます。
料理の進み具合はいかがでしょうか。お席のきほんはだいたい2時間です。頼んだ飲み物が来ないとか、配膳がひどく遅れている場合は、お店の方に文句を言うのではなく、幹事自ら、テキパキ動き出すことが肝心です。そうならないよう、お店選びが大切になってくるわけです。
昨今、とにかく「安ければよい！」という風潮があります。しかしながらお料理の味付け、盛り付け、食材、お店の雰囲気、設備、スタッフの対応、交通の便などを判断すれば、すべてを安価にかなえられるはずはありません。会のTPOに合うお店を見つけることが大切だと思います。
さて。招かれる私たちにも暗黙の了解があります。挨拶を受けた場合は、長くならないようにします。手短に！且つエスプリとパンチの効いたような話題を用意しておきましょう。和食などでは、赤だし（味噌汁）とごはん、中華ならチャーハンや焼きそばが出たら終盤です。デザート、お茶やコーヒーが出てきたら、お開きです。この場面になったにもかかわらず、酒類を所望することはありません。法事のあと席が、いつまでも宴会になってしまうことがあります。この順番を破るからです。故人の遺徳をしのぶ供養に来ているわけで、これは絶対に避けるべきことなのです。
幹事とはみんなのために動いて、なおかつじぶんもしっかり楽しむ。事務処理と社交が求められます。最初は大変ですが、経験を重ねれば、できるようになってきます。お席では、中締めの拍手のようですね。散会になる頃、精算を済ませます。2次会があれば手配をします。どうげんの場合は、ここまでかなり動いてきたので、これ以降は、夜の宴会部長さんにバトンを預けていますね。
幹事のしごと～⑥リコンファームと直前準備
～返信がない方へは出欠の確認をとります。店へ予約の確定。席次札と次第を準備。
とうとう返信が来なかった先へは個別連絡して、出欠を確認します。どうげんはこれを、リコンファームと呼んでいます。「なにもそこまで～」と言われそうなのですが、実は、いちばん避けたいことがあるのです。それは、出欠の返信をしない方に限って、当日やってきて、平然と席についてしまおうとすることです。すべてを文書で行なうようにしてきたのは、こんな事態を防ぐためなのです。
こんなケースもあります。開催直前になって、
「行けそうじゃなったから返信はしてなかったけど、やっぱり行くことにしたけど・・・いいかな？」
という方です。そのあたりはもう・・・幹事さんの采配ですね～。いずれにせよ、コアメンバーにだけは、こうした不測の事実は今後のために伝えておきます。
どうげんの場合は、最初から緻密な事務を組み込んでいきます。そのかわりに、土壇場での「やんちゃさん」は受けないことにしています。一昔前は、「やんちゃさん」をうけるのがあたりまえのようでした。急に来てしまった方に、幹事役が、ご自身は何も悪くないのに、「当方の手違いにより、申し訳ございませんでした」と、かいがいしく、動いているのを見ていました。30名以上の会なのに、電話だけの口頭で出欠を取り、「行かれないから、あとヨロシク～！」と会費もスルーする方も見てきました。返事がないから、電話を掛けると、「女房が手紙を渡してくれなかったから、きょうのことは知らない」とか、なんとまあ、わがままな王様の多いこと・・・。
「先輩は手違いなんかしていない」
「詰めが甘いだけなんだ」
「誰にも刺されないでやれる方法にしなければ、後進が育っていかない」
「きちんと、系統だってやれば、トラブルは起こらないはず。」
「そのためにはどんな作業が必要なのか。徹底的に「見える化」してみよう。」
これが、わたしの事務屋の出発点でした。
わたくしへの評価ですが、あらかたは「一押し！コイツは使える！」と好評をいただく一方、「事務的すぎる！」、「慇懃無礼」、「合理化男」など、いろんな勲章？！もいただきました。
でも・・・どうなのでしょうか？
全体をうまく軌道にのせて、動かしていくのが幹事の役目です。ルールを守らない人がいるから、全体のうごきが止まってしまうので、そうならず、きちんと動かせることが至上命題。ゆえに「冷たい！」といわれるのは、「やはり勲章！！！」だと思っています！
～お店には人数を連絡します～
集計が完全にできあがったのちに伝えます。その際、人数の変更はいつまで可能かを聞いておきます。だいたい開催日の前日の午前までとなります。よって、再度、前日に電話を入れ、お店と意志疎通をはかっておくことが大切です。
～席次札をつくる～
出席名簿をもとに席次札をつくります。書式は「〇〇様」とし、敬称を必ず入れます。上座には、ご招待の賓客と会のOB、会の現在の代表者、中座には、それに続く方々、下座には一般メンバー。出口に近いところは幹事となり、司会・進行をつとめることになります。
～受付用の名簿をつくる～
出席名簿をもとに受付用の名簿をつくります。2種つくります。
①出席者のみの名簿は、会費のチェックに使います。これには役職も載せておきます。これは役職ないしは長老の順に、ご挨拶、乾杯のご発声、中締めなどをお願いすることになるからです。受付を一緒にやってくれる方がいる場合は、メイン幹事とサブ幹事として人数分を準備しておきます。
②全体名簿
会には参加できないけれど、お祝い金を送るとか、当日参加するどなたかに持たせる場合がでてきます。その際、すみやかに領収書を切れるように、全体名簿を用意します。お祝い金が極度に高額な場合は、別途、おみやげを送るなどの心遣いを忘れずにしましょう。
～次第をつくる～
開会、ご挨拶、乾杯のご発声、お祝い金の報告、来賓紹介の順番、中締め、閉会などスケジュールをコアメンバーで内容と分担を決めておきます。
こんな作業でなんだかんだと二日、三日は費やします。がんばりましょう！
本番が近づいてくると、キャンセルや場所の問い合わせなど応対に追われます。携帯は鳴りっぱなしになるので、バッテリーは充電しておきます。ほかのしごとについても、急がないものは後日にして、開催日の数日前は、時間に余裕をつくっておきましょう。
※実務こぼればなし 「席次札」や記念品の「タグ」の敬称
臨済宗のおてらで、和尚さんの葬儀や斎会（法要）、本堂の落慶法要などで受付をつかさどる係を副司（ふうす）といいます。お檀家の中から、お世話人さんや総代さんがいらして、いろいろ手伝ってくださいます。その中で、席次札やタグの名前を書いていただくようお願いすると、寺院名やお名前だけを書いてきます。敬称がないのです。理由をうかがってみると
「結婚式じゃないし、誰のものかわかればいいんでしょう？」というお答え。「ム・・・！？そういう考えもあるのか」
ともあれ、寺院での行事の場合はすべて敬称を入れるように、前もって、お願いするようにしています。
幹事のしごと～⑤レス待ち＆集計
～返信を集計していきます～
往復はがきを使うとレスもはやくなります。送った数日後には返信されてきます。出席と欠席に分け、はがきを振り分け、データを記録をしていきます。レスがあらかた来ていれば、この作業を続けます。
～極端に反応がない場合～
送ったのにレスがないのは、原因があります。送りが早すぎたか？事前の周知をきちんと行なっていたか？を振り返ってみます。個別に電話をして、出欠をはがきで返信していただくようにしましょう。封筒で送った場合は、開かないケースがあるので、個別に電話するしかありません。
～締切日が近くなっても、レスがない方のために～
全員にこんな文書を送ります。
「〇月〇日開催の〇〇会には、はやばやと多数のみなさんにご返信をいただきありがとうございました。当日は〇時より開催となります。現在のところ参加の方々は下記の通りです。・・・（参加者名を列挙）・・・・よろしくお願い申し上げます」
一括で伝達できるMLがあれば最高です。なければ郵送になります。
～締切を過ぎても、まだレスがない方への対応～
MLがあっていっぺんに伝達できるならば、こんな感じでお知らせします。
「〇月〇日開催の〇〇会は、お申込みを終了させていただきました。みなさんには早期にご協力を賜り、ありがとうございました。」とします。
レスがない方へ個別に連絡するのも方法ですが、全体に語りかけることで、返信を促すのです。
幹事のしごと～④ごあんないをつくる
～お店の場所と日時はもちろんのこと、申込み方法、締切日まで網羅します。
往復はがきでつくる
ごあんないは往復はがきでつくります。封筒にするとすぐに開いてもらえません。封入する手間もかかります。往復はがきなら、郵送コストは１００円。一目瞭然です。往信面には地図を載せておきます。直前にありがちな「きょうの場所どこだっけ？」「地図くれない～？」などありがちな問い合わせを減らすことができます。
返信面を手元に戻してもらえば、集計が楽です。往復はがきはエクセルでも作成できます。最初は段を組んだりが大変なので、私がつくったデータがあります。自由に使ってみてください。http://d.hatena.ne.jp/dohgen/20110107 以前、お坊さんの智恵袋に掲載したものです。
申込みチャネルは「はがき」のみにする！
「ご参加の方はメールまたはFAXでお願い致します」と多くの方がやってしまうのですが、混乱するだけです。メールは他のものに紛れて発掘になります。FAXもまたしかり。メールでもFAXでも受けたら集計が大変です。「はがき」のみが一番確実な方法です。
締切日は開催日から数えて7～10日前の金曜日がベスト
金曜日を締切にすれば、仮に金曜の夜に、投函しても月曜日には到着するからです。表向きは金曜締切としながら、実際は月曜日まで待つようにするのです。但し、祝日に重なるときは郵便配達が行われないので、遅延します。ご注意ください。
宛名ラベルが剥がされるのでまとめて投函しないこと
完成したはがきを、郵便局に持ち込み際、注意したいことがあります。集配局で郵便番号識別のキカイにかけられます。熱転写なので、剥がされてしまうのです。ラベルがないはがきが返送されてきます。これを防ぐために、郵便局の窓口でいっぺんには出さず、10～20枚くらいを、必ず輪ゴムを外して、数か所のポストから投函するようにします。
※封筒をつかう場合は
宿泊を伴う場合は、ホテルのパンフレットなど、ごあんないの内容が多くなります。封筒を使う場合は、折らないでA４がそのまま入る角２サイズを使うようにします。郵送時の保全を考え、クリヤーポケットに入れ、封入するといいでしょう。
幹事のしごと～③名簿づくり
～どなたが参加するのか。欠席なのか。きっちり把握するために、必要なのです。
初心に戻る？！
みなさんが幹事さんをおつとめになる会は何人でしょうか？気の合う者だけが今回はじめて集まるのか、元々ある名簿から参加人数を絞っていくのか・・・。いろいろな場合があります。が、絶対にやっておかなければならないことがあります。新たに名簿をつくることです。
「えっ！だって名簿はあるし・・・」～わかっています。もう一度洗いざらいしていただきたいのです。大丈夫ですか？
☆市町村合併で住んでいるところは変わらないが、住居表示が変更。
☆郵政民営化が進み、管轄局が変わり、郵便番号が変更。
☆携帯やメールの番号が変わった。
☆いつも「〇〇ちゃん」とかあだなで呼んでいるので、本名を漢字で書けなかった。
名簿を毎日アップしているという方以外は、これまでの名簿はあくまで参考資料と考えて、もう一度、名簿を作る。それくらいの気持ちからはじめてください。郵便は誤配を防ぐために、わずかな違いであっても、返送してきます。民間の運送業者は、親書でないから誤配があってもやむを得ないといいます。いかなる理由であれ、届かないとか周知の遅れは幹事の責任です。そうならないために、名簿を基礎からつくります。
名簿をつくろう
エクセルで名簿をつくります。パソコンが使えない方は罫線のノートに枠をつくれば同じことです。必要な情報は以下のとおりです。
①郵便番号②住所１（県・市・地区と番地）③住所２（マンション・アパート名と号室・間借りの場合は〇〇様方）④名前⑤役職・所属部署など⑥自宅電話⑦携帯電話⑧PCか携帯メール
名簿をきほんに、次の作業が続きます。
（１）宛名書き（パソコンならラベル）
（２）出席と欠席を集計していきます。
（３）出席の方だけを抽出します。
ここから・・・
→（４）会費の領収書用の名簿になります。
→（５）テーブルの席次札をつくります。
→（６）当日の名簿。役職に応じて、ご挨拶、乾杯、中締めなどを依頼します。
なぜ数が合わなくなってしまうのか？
直前になって、数があわないことがあります。あわない数は１０や２０でなく、ひとつかふたつなのです。名簿の詰めが甘いと、そのひとつかふたつに悩まされることになります。料理だけでなく、記念品も渡すような集まりの場合は、すったもんだがはじまります。
原因は
①１枚ごとの返信はがきなのに、夫婦一緒で来ることになったためズレる１名分
②「返信を返さないけど出席にしておいて」またはその逆。
③受付をメールでもFAXでもOKにしたら、見落としてしまった。
④複数で幹事をやるも、最終の尻ふきがいない。分業のみに集中し、全体を見られない。かえってしごとを増やす。
などです。
・・・みんなの言うことを全部聞いていたら、余計なしごとが増えるばかりです。どうげんのやり方は、はがき１枚で原則１名。増える場合はデータに追加。はがきも書き起こして追加します。こどものように、非常に原始的な方法ですが、間違いがありません。伝票１枚につき１情報にすればよいのです。お金イコール伝票と同じにするのです。
「ああ＾きょうも合わない～よ～！」その原因は完全にデータベース化しいていないからです。
幹事になる場合、安易に手伝う人間を増やすのではなく、ひとりが全体の統括を行い、その指示通りにサブが動くことで機能します。指示通りにサブが動けない場合はむしろできる人間がひとりでやった方が、間違いと混乱が起きないのです。情報が入ってくる漏斗と出ていく漏斗が一緒だからです。「みんなといっしょに・・・」はもちろん和合の精神で大切なことです。しかしながら、きちんとルールどおりあてはめていく。はずれるものはつくらない。はずれるものがある場合はルールを見直す。これが事務処理の鉄則なのです。
幹事のしごと～②お店を予約する
～みなさんが喜んでいただけるお店を選びます。
総会ならば会議室を、懇親ならば料理店さんを予約します。だいたい総会と懇親はセットで行なうことになります。総会の会場と懇親の場は、同じ場所がベストです。移動するにしても、同じビルの中か、せめてワンブロック先くらいにしたいものです。「ごあんないする」という新たなしごとを増やすからです。地図を別途つくってお配りしたり、誘導するスタッフを確保しなければなりません。
これは宿泊研修などでも同様です。宴会、2次会をやるならば、同じ敷地内になるようにします。こだわりのお宿がどんなに素晴らしくても、宴会のあとの2次会が宿から他の場所へ移動となると大変です。千鳥足が大きな事故にならぬようにしたいものです。
～ピークも考えてください。
1～2月は新年会。3月は卒業シーズンで謝恩会。４～5月は上半期の歓送迎会、9～10月は下半期のそれ。12月は忘年会。予約しようと電話を入れたがすでに満杯ということがあるのです。前頁の記事の中で、「どうして予定管理なの？」と感じられた方も少なくなかったと思うのですが・・・。そういうことなのです。すべてに日にちが絡んできます。とにかく予定をはやめに！どうげんの場合は4か月前に動き出します。
～マイ・リスクヘッジを
それでも予約がとれない・・・。そんなリスクを回避するためには、毎回、行きつけを決めてしまうのです。お決まりのご案内を、日時だけ入れ替えればすみます。料理店さんも、お客さんになる私たちを知るようになり、日程の融通もきくようになります。会議室でのお茶を出すタイミング、料理やお酒の好み、割引がきくなど、なにかとスムーズになります。
～よいお店や場所選びのコツ！
日頃から、いろんな方とおつきあいすることだと思います。気の合ったグループの集まりで飲みながらの情報交換もよいでしょう。大きな組織の会に出席したら、どんな料理だったか、給仕の方がいたか、トイレやクロークなどの設備、対応など、よく観察しておきます。
～※参考その壱 川の字か？円卓か？
中華の場合、お席は円卓となります。フレンチでも結婚披露宴のレイアウトのように円卓になることがあります。参加人数を締め切ったあと、急なキャンセルが出ることがありますね。円卓の場合、なるべく気の合う方が一緒になるようにグルーピングするのが幹事の役目。ところが人数だけで割っていくと、外れてしまう方が出てしまうことがあります。
中華は配膳の性格上、円卓でやむを得ないでしょう。そのほかの料理の場合、なるべく、レイアウトは川の字にし、上座、中座、下座にまとめたほうが、急な変更にも対応できるようです。
～※参考その弐 お約束の料理は、絶対にハズさない！
中華街にある有名店をお願いしたときのことです。
お店：「お料理のコースはどうなさいますか？」
どうげん：「7,000円のコースと飲み放題でいいかな？」
お店：「こちらですとフカヒレはございません」
どうげん：「えっ！」 （いい店を予約しておきながら、フカヒレがないなんてことになったら大変じゃん・・・）
お店「10,000円ならフカヒレもつきますし、飲み放題となります」
3,000円のハードルが高く感じたお話でした。
～※参考その参 ホテルをつかう場合
創立を記念するパーティーは大人数。偉い方もお見えになります。多くの場合、ホテルで行われます。食事のスタイルはバイキングか、披露宴みたいにフルコースか悩むところです。バイキングにした場合、長老さんは動きませんから、若手から中堅がお給仕に走ることになります。そこで配膳のコンパニオンさんを依頼するのでコストが上がります。フルコースの場合、料理は割高ですが、配膳はホテルサイドなのでお任せとなります。どちらがよいかは判断の分かれるところです。
東京、横浜にあるいくつかの大きなホテルは、大きなイベントや各国の要人や音楽家、スポーツ選手を迎えた経験があります。受け入れ態勢ができているのです。いろいろと相談されることをおすすめします。地方に行くと、配膳のタイミング、盛り付け、細かい配慮など、都市部の感覚とかなりズレることもあります。「郷に入っては～」の精神になることをおすすめします。「やっぱり違うな～」と感じても、そこはやんわりといきましょう。
幹事のしごと～①日程を決める
～参加する方々の全体の予定を考え、決めます～
なるべくならば、全体で集まれる日があるときに、予定を組んでいきます。全体が無理としても、コアで動いている方で予定を決めていくのです。どんな集まりでも、懇親になれば、代表の方、主になる方、連絡をとる方、お金を集める方、冒頭の挨拶をお願いする方、乾杯のご発声や中締め(お開き)をお願いする方など、いろいろな役割が出てきます。組織ならば、会長、事務局、財務、書記、前会長、副会長、OBなどですね。
全員参加はまず不可能です。でもコアメンバーについては、お互いが共通して、都合をつけられる日にちを、必ず確保することです。日頃から、ミーティングのときは、予定表を携行することを習慣にするのです。
～日にちの確保は、はやめに！～
ごあんないを送り、全体にも周知をし、参加を募るからです。じぶんでは、この準備時間を「のりまえ」とか「のりしろ」と呼んでいます。遅れると「企画したものの、誰も来ない～」という最悪のシナリオになります。
～じぶん自身の予定管理を～
おてらの場合、仕事上、突発のこと（お檀家さんのご葬儀など）がございますので、予定していても、その前後を全て組みかえることが、多々あります。パソコンがXP時代はOUTLOOKを。SEVENになった現在ではLIVEMAILの予定表を使っています。広済寺では、毎日、2部印刷します。1部はおてらのスタッフ用、もう1部がじぶん用です。半年先までいつも持ち歩き、出先でケータイが鳴っても、日程が可能かどうかを、即、おこたえできるようにしています。
手書きの帳面は書きかえると、グチャグチャになってしまいますが、電子版ならばカンタンです。キカイにできることは任せましょう。OUTLOOK、LIVEMAILの予定表はメール機能についており、0円（タダ）！大いに活用したいものです。
幹事になったら、じぶんの予定管理の精度を高めていくことが、フットワークの良さを決めることになります。
